A quelle date sort votre nouveau modèle ?

Ce type de question est posé au chef de projet de manière récurrente par son client ou sa hiérarchie dans quelque secteur d’activité où l’innovation joue un rôle majeur. En effet, qui dit « innovation » dit « risque » à tous les niveaux :

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• Risque de ne pas passer les tests d’environnement
• Risque de ne pas trouver les bonnes compétences au bon moment.(Ressources)
• Risque de ne pas choisir la bonne technologie (Performances)

Les conséquences de ces risques, encore appelés « impacts », peuvent affecter sérieusement le succès du projet :

• Faire des tests supplémentaires non prévus (Délai, coût)
• Ne pas être prêt  pour le prochain salon (Délai)
• Ne pas satisfaire le client (Performances)

La complexité et le nombre des risques ainsi que leurs impacts multiples rendent difficile les prévisions de dates de fin ou de coût à terminaison du projet par les seuls moyens humains.

Des outils de simulation performants sont mis aujourd’hui à la disposition des chefs de projet

Une première observation du marché conduit à différencier au moins deux types d’outils à usage différent mais complémentaire :

• Les outils de gestion des risques proprement dit.
• Les outils d’analyse quantitative des risques.

Note : Il y a une ambiguïté dans le terme « gestion quantitative des risques ». En effet, certains outils de gestion des risques permettent de remplacer les informations qualitatives sur l’ampleur de l’impact ou le niveau de probabilité par des chiffres (nb de jours de retard, montant monétaire). Ne pas confondre avec l’analyse quantitative des risques qui applique une simulation de Monte-Carlo pour obtenir des valeurs (dates, coûts) probabilistes.

1 Les outils de gestion des risques :

Ils permettent de gérer les risques au niveau d’une entité de taille variable : grand projet, département, division, entreprise. Ils permettent de prendre en compte toutes sortes de risques : Coût, délais et performance.
Leur grand avantage est :

• deguider l’utilisateur dans l’application d’un processus de gestion des risques et donc d’avoir un effet structurant sur la population des chefs de projet.
• Donner une vue transverse sur la gestion des risques et permettre ainsi de mutualiser certains risques et les plans d’action associés : Ex : Risque lié à une technologie obsolescente qui implique une réponse globale au niveau de la société.
• Assurer une transparence (contrôlée) sur l’existence, la source et l’impact des risques identifiés.
• Permettre une gestion partagée des risques. (Et non un rapport vite fait par le chef de projet la veille de la revue d’affaire)

 

Des exemples d'outils de gestion des risques sont proposés par Strategic Thought avec le produit ARM (Active Risk Manager ) ou la société Risk Decisions avec Predict.

2 Les outils d’analyse quantitative des risques

Les outils les plus accessibles (notamment sur l’aspect prix) fonctionnent par import sélectif de la base de données attachée à l’outil de planification auquel ils sont couplés. (Généralement Microsoft Project mais aussi Primavera PM et P3e).

- On applique une incertitude à tout ou partie des tâches d’un planning.(Estimation 3 points sur la durée de certaines tâches : Valeur min, standard et max par exemple : -10%, 0, +30%)
- On lance la simulation.
On obtient un diagramme de sensibilité des tâches du planning comme ci-contre permettant de concentrer les ressources disponibles  sur ces  tâches. 
  Des exemples d'outils d'analyse quantitative des risques se trouvent chez PertMaster (Risk Expert et Project Risk) ainsi que chez Palisade avec @Risk for MS Project, ce dernier étant d'un rapport qualité prix tout à fait intéressant.

3 Conclusion

- Les outils de gestion des risques sont des bases de données qui permettent une gestion mutualisée et partagée des risques au sein d’une entreprise, d’une unité, d’un département ou d’un grand programme. Ils permettent de gérer les risques dès la phase de conception grâce à l’interfaçage avec des outils de gestion des exigences. Ils guident les utilisateurs dans l’application d’un processus défini par l’entreprise et sont à ce point de vue très structurants. Ils impliquent une organisation spécifique dans l’entreprise pour entretenir cette base avec notamment des gestionnaires de risques (risk managers) et des revues régulières pour valider les données saisies.
- Les analyseurs de planning sont plus adaptés à la simulation de scénarios, par exemple dans la phase d’avant-projet, quand l’incertitude est maximum, pour peser dans les décisions Bid/no Bid ou pour convaincre le client de certaines impossibilités concernant le planning ou le budget, et ainsi de ménager des clauses plus favorables.
Les utilisateurs de ces outils peuvent être les membres d’un bureau programme (Project Management Office).
On peut aussi utiliser ces outils dans les phases de développement, pour traquer les chemins critiques multiples et sensibiliser les acteurs (Chef de projet, Responsable de lot) aux tâches à surveiller.